Fehler, die ihr bei der Hochzeitsplanung vermeiden solltet 

Am Hochzeitstag soll alles perfekt sein. Aber was ist, wenn was schiefgeht? Keine Sorge, viele Störfaktoren lassen sich schon vorm grossen Tag erkennen und entschärfen. Hochzeitsplanerin Svenja Schirk kennt einige dieser “red flags” und weiss, wie ihr sie vermeidet.

Foto: @White_Session Konzept Und Planung: @Gast_Event @Freddiemobilebar Ein Kindertisch zum Snacken, Basteln und Spielen ist perfekt, wenn Kinder zur Hochzeit eingeladen sind.

Fehler bei schlechtem Wetter: So plant ihr für alle Eventualitäten

Auch im Sommer kann es Regen geben. Das Wetter in Europa ist nicht das beständigste und lässt sich nicht zuverlässig voraussagen. Ein Plan B für schlechtes Wetter ist deshalb unbedingt notwendig.

Red flag: Schlechtes Wetter? Ach was, ihr heiratet doch im Sommer!

Eine Überdachung der Outdoorlocation zum Beispiel mit einem stabilen Sonnensegel oder einem Pavillon ist dabei eine Alternative, die sich immer noch nach „draussen“ anfühlt. Sollte es jedoch schon die Tage vorher viel geregnet haben, dann wird ein Bodenaufbau oder die Verankerung der Konstruktion schwierig. Eine zusätzliche Raumoption ist somit die sicherere Variante bei Regen und Sturm.

Fehler beim Zeitmanagement: Warum euer Braut-Styling länger dauern könnte

So mancher hat sich hier schon verschätzt und kam dann viel zu spät zum Traualtar! Bucht ihr ein professionelles Styling, wird euch die Stylistin entsprechend beraten. Durch ein Probe-Styling kennt sie eure Wünsche und weiss wie lange es dauert.

Red flag: Natürlich schaffen wir das Braut-Styling und das der Trauzeugin in 1,5 Stunden.

Je nach Aufwand, kann das zwischen anderthalb und drei Stunden sein. Pro Gast könnt ihr nochmal rund eine bis anderthalb Stunden einrechnen, je nach Aufwand. Bei den Männern geht es meistens etwas schneller: Im Durchschnitt 15 Minuten bei kurzem Haar und etwas Puder gegen den Glanz ins Gesicht.

Musik-Fehler vermeiden: Diese Regeln müsst ihr bei der Lautstärke beachten

Generell gilt ab 22.00 Uhr in Deutschland Nachtruhe – das heisst, es muss still sein. Niemand darf sich gestört fühlen. Somit wäre auch eine Party nicht mehr möglich. Nun folgt das grosse Aber: Oftmals ist im Vertrag einer Location geregelt, dass ab 22.00 Uhr alle Türen und Fenster geschlossen bleiben, um den Lärm zu minimieren.

Red flag: Nein, ihr müsst nicht um 22.00 Uhr die Musik ausmachen.

Zudem darf oftmals die Lautstärke eine bestimmte Dezibel Zahl nicht überschreiten. Wichtig ist, dass ihr euch hierüber im Vorfeld informiert – Ansprechpartner ist eure Location. Informiert auch den gebuchten DJ über eine Maximallautstärke sowie die Livemusiker. Ein DJ kann solche Bestimmungen leichter einhalten, als eine Band. Deshalb wählt den Zeitpunkt für Livemusik so aus, dass keine Lautstärkeregularien greifen.

Foto: Declan Sun/Unsplash Mit Schirmen, Segeln oder einem Pavillon seid ihr auf alle Wetterbedingungen vorbereitet.

Fehler bei Hochzeitsspielen: Warum klare Ansagen wichtig sind

Viele Hochzeitspaare nehmen mittlerweile Abstand von Hochzeitsspielen. Und so kommt es regelmässig vor, dass im Vorfeld kommuniziert wird, das keine Spiele auf der Hochzeitsfeier gewünscht sind. Im Idealfall wird dies von Familie und Freunden entsprechend akzeptiert und respektiert. Doch es gibt auch andere Fälle. Hierzu muss man ganz klar sagen: Nur ihr entscheidet, was gemacht wird und was nicht!

Red flag: Keine Hochzeitspiele? Alles klar, wir machen nur ein ganz kleines.

Doch wie könnte die Lösung aussehen? Die Empfehlung lautet: Wenn jemand diese Art von Andeutung macht, positioniert auch ganz klar und sagt in aller Deutlichkeit, dass ihr das nicht wollt und nicht mitmachen werdet. Erklärt, dass dies zwar nett gemeint ist, aber ihr die Gestaltung selbst übernehmen möchtet. Vielleicht gibt es sogar noch eine Aufgabe, bei der ihr Hilfe gebrauchen könntet und die Person so eingebunden werden kann.

Vertrags-Fehler vermeiden: Warum schriftliche Absprachen unverzichtbar sind

Generell gilt der Satz „Wer schreibt, der bleibt.“ auch bei Hochzeiten. Ein Vertrag regelt alle Rechte und Pflichten und gibt somit Informationen über alle Eventualitäten. Was ist, wenn die Hochzeit zum Beispiel krankheitsbedingt abgesagt werden muss? Was passiert, wenn der Fotograf krank wird?

Red flag: Ein Vertrag ist nicht nötig. Wir machen hier alles auf Vertrauensbasis.

Wie hoch sind die Kosten für das Menü pro Person? Bis wann muss die endgültige Personenanzahl mitgeteilt werden? All diese Dinge sollten schriftlich festgehalten werden, um zum einen im Streitfall abgesichert zu sein und zum anderen, um die Leistungen transparent und nachvollziehbar für alle zu machen.

Korkgeld-Fehler: So verhindert ihr böse Überraschungen bei mitgebrachten Getränken

Für viele Locations ist es in Ordnung, wenn das Brautpaar zum Beispiel den einen ganz speziellen Schnaps selbst besorgt und für die Hochzeitsfeier mitbringt, den sie unbedingt haben möchten. Oder einen Wein, den sie damals in den Flitterwochen getrunken haben. In diesem Zusammenhang ist es wichtig, dass über das sogenannte „Korkgeld“ gesprochen wird. Das ist eine Art Ausfallpauschale für entgangenen Umsatz.

Red flag: Natürlich könnt ihr Schnaps selbst besorgen und mitbringen.

Indem ihr selbst etwas mitbringt, hat der Betreiber weniger Einnahmen, die es auszugleichen gilt. Meist wird pro Flasche ein Betrag festgelegt, den das Hochzeitspaar im Anschluss an die Feier zu zahlen hat. Dieser Betrag kann das Budget um einiges schmälern und ist sehr unterschiedlich! Fragt deshalb im Vorfeld nach der Höhe des Korkgeldes und lasst euch dies schriftlich bestätigen, um böse Überraschungen zu vermeiden.

Foto: Felicia Montenegro/Unsplash Solltet ihr eigene Getränke mitbringen, dann wird eventuell Korkgeld fällig. Fragt am besten vorher bei eurer Location nach.

Planung: @mitliebeleihen Foto: @nellibrinkmannfotografie Was für eine schöne Idee: euer Haustier als Ringträger, aber achtet darauf, dass es sich auch wohlfühlt.

Finanzielle Fehler: Klärt alle Kosten im Vorfeld!

Alle Preise sollten im Vorfeld geklärt und schriftlich fixiert werden. Führt mit allen Dienstleistern ausführliche Gespräch, in denen ihr eure Wünsche und Vorstellungen genau darlegt. Die Experten werden euch entsprechend beraten und erklären, was für welches Budget umsetzbar ist. In einigen wenigen Fällen können die Einkaufspreise vom Buchungsdatum bis zur Hochzeit extrem schwanken, zum Beispiel in der Floristik.

Red flag: Wir werden uns dann finanziell schon einig! Feiert erstmal und dann sehen wir weiter.

Hier kann eventuell eine maximale prozentuale Abweichung vereinbart werden. Auch bei Lebensmitteln sind die Einkaufspreise in den vergangenen Jahren enorm gestiegen, sodass auch hier oftmals eine Preissteigerung eingerechnet wird. Wichtig ist aber, dass diese im Vorfeld besprochen werden und ihr darüber informiert werdet.

Kinderbetreuungs-Fehler: So sorgt ihr für eine stressfreie Feier für alle

Insbesondere die anwesenden Kinder benötigen eine durchdachte, altersgerechte Beschäftigung. Es ist ein Trugschluss zu glauben, dass sich die Kinder über mehrere Stunden alleine beschäftigen. Insbesondere, wenn es unterschiedliche Altersstufen gibt. Hier solltet ihr bei der Planung überlegen, wie ihr auch den Kids eine tolle Feier ermöglichen könnt, zum Beispiel mit einer professionellen Kinderbetreuung. Basteln, Lesen, Spielen, Kinderschminken, Mini-Disko und Co. werden hier liebevoll umgesetzt.

Red flag: Die Kinder können sich sehr gut selbst beschäftigen – es sind ja so viele da!

Und am Abend gibt es dann Kino im Kuschellager, während die Eltern feiern. Alternativ könnt ihr selbst alles bereitstellen, was Kinder mögen und die Eltern können sich mit der Bespaßung abwechseln. Egal, für welche Variante ihr euch entscheidet, eines ist sicher: Sind die Kinder glücklich, sind es die Eltern auch!

Fehler bei tierischen Gästen: Warum nicht jedes Tier für die Hochzeit geeignet ist

Der Hund, der die Ringe zum Traualter bringt oder die Braut, die auf ihrem Pferd zur Trauung reitet – wunderschöne Bilder gehen davon durch die Sozialen Medien.

Red flag: Wir binden euer Tier einfach in die Trauzeremonie ein!

Wie man sieht, kann das gutgehen – muss es aber nicht! Insbesondere wenn Tiere es nicht gewohnt sind, viele Menschen um sich zu haben oder schreckhaft sind, solltet ihr davon Abstand nehmen und eure tierischen Freunde lieber zu Hause gut versorgt wissen.

Credits:

Text: Svenja Schirk

Übersetzungs-Falle: Müssen wir für internationale Gäste dolmetschen?

Internationale Gäste bei eurer Hochzeit zu begrüßen, ist eine große Ehre – aber auch eine kleine organisatorische Herausforderung. Wenn nicht alle Anwesenden dieselbe Sprache sprechen, stellt sich schnell die Frage: Brauchen wir Übersetzungen oder Dolmetscher für unsere Hochzeit? Die Antwort: Kommt ganz drauf an – aber frühzeitig daran zu denken, kann peinliche Missverständnisse vermeiden.

Red flag: „Die verstehen das schon irgendwie.“

So charmant das Vertrauen auch ist – bei wichtigen Momenten wie der Trauung oder Reden von Familie und Freunden kann sprachliche Verwirrung ganz schön schade sein. Auch kleine Gesten, wie Menübeschreibungen oder Programmpunkte, verlieren ohne Übersetzung schnell an Wirkung.

Wann Übersetzungen wirklich sinnvoll sind

• Wenn die Trauung in einer Sprache gehalten wird, die nicht alle Gäste verstehen

• Bei Reden, Gelübden oder humorvollen Einlagen, die kulturell sensibel oder sprachlich komplex sind

• Für Menü- oder Ablaufkarten, damit alle wissen, was wann passiert (und was serviert wird)

• Bei mehrsprachigen Familien oder internationalen Freundeskreisen, die sich nicht mit Händen und Füßen verständigen möchten

Welche Möglichkeiten ihr habt

• Zweisprachige TraurednerInnen oder Zeremonienleiter:innen können Abschnitte direkt übersetzen oder zweisprachig moderieren.

• Drucksachen doppelt gestalten: Menükarten, Ablaufpläne oder kleine Willkommenshefte könnt ihr mit zwei Spalten oder Seiten planen – wirkt durchdacht und wertschätzend.

• Persönliche Hilfe organisieren: Vielleicht gibt es in eurem Umfeld jemand, der spontan dolmetschen kann – bei Reden oder Tischgesprächen.

• Technische Lösungen wie Übersetzungs-Apps oder Kopfhörersysteme sind bei größeren Feiern eine elegante Lösung, insbesondere bei simultaner Übersetzung während der Zeremonie.

Kommunikation ist auch ein Zeichen von Respekt

Ein Hochzeitstag lebt von Emotionen – und diese gehen manchmal verloren, wenn man das Gesagte nicht versteht. Mit ein wenig Vorbereitung könnt ihr euren internationalen Gästen das Gefühl geben, wirklich eingebunden zu sein. Das schafft Verbindung – und sorgt dafür, dass eure Liebe alle Sprachgrenzen überwindet.