Eure Einladungskarten zur Hochzeit
Die offizielle Einladung ist die Visitenkarte eurer Hochzeit und stimmt die Gäste auf euer Fest ein. Deshalb sollte sie zum Stil eures großen Tages passen. Hier verraten wir, wie ihr die perfekte Einladungskarte findet und was ihr beachten solltet.
Was sollte in der Einladung stehen?
- Euer vollständiger Name inklusive Anschrift
- das Hochzeitsdatum mit Jahreszahl
- Zeit und Ort von Zeremonie, Empfang und Feier
- spezielle Geschenkwünsche
- Euer Dresscode, falls ihr einen habt
- eine Deadline für die Rückantworten
- eventuell Anfahrtsskizzen
- reservierte Hotelzimmer
- Kontaktdaten von euch und dem Zeremonienmeister/Hochzeitsplaner
- gegebenenfalls die Adresse eurer Hochzeitshomepage
Wie viele Einladungen werden benötigt?
Wenn ihr viele Gäste als Paar oder als Familie anschreibt, benötigt ihr weniger Karten als Gäste auf der Liste stehen. Dennoch solltet ihr eine Handvoll Karten extra bestellen. So habt ihr für den Notfall eine Reserve und könnt noch Exemplare als Erinnerung aufbewahren.
Wann verschickt man die Einladungen?
Sobald Hochzeitsdatum und Gästeliste feststehen, könnt ihr euch den Einladungen widmen. Wenn ihr sichergehen möchtet, dass sich alle Gäste schon im Vorfeld den Termin freihalten, könnt ihr Save-the-Date-Karten verschicken. Darin nennt ihr lediglich die Infos, dass und wann ihr heiraten möchtet. Die konkreten Details finden in den eigentlichen Einladungen Platz, die ihr etwa acht Wochen vor dem großen Tag verschicken solltet.
Rückmeldungen rechtzeitig einplanen
Für eine stressfreie Organisation ist es hilfreich, wenn eure Gäste frühzeitig auf die Einladung reagieren. Legt am besten ein konkretes Rückmeldedatum fest – optimalerweise zwei Wochen vor dem Hochzeitstermin, damit ihr Planungssicherheit habt.
Tipp: Nutzt eure Einladung, um deutlich zu machen, wie ihr die Antwort erhalten möchtet – ob digital per E-Mail oder Website oder auf dem Postweg mit einer beigefügten Antwortkarte. So macht ihr es euren Gästen leicht und euch selbst die Planung einfacher.
Alle Infos digital – Hochzeitswebsite & Co.
Damit eure Gäste immer bestens informiert sind, kann eine eigene Hochzeitswebsite oder eine mobile App ein echtes Organisationstalent sein. Besonders bei größeren Gesellschaften oder Destination Weddings hilft eine digitale Plattform, alle Details übersichtlich bereitzustellen – vom Dresscode über Hotelvorschläge bis hin zum Ablaufplan.
Sollte sich kurzfristig etwas ändern, könnt ihr die Infos mit nur wenigen Klicks aktualisieren und an alle weitergeben. Digitale Tools bieten oft auch die Möglichkeit, Rückmeldungen zu verwalten oder Nachrichten an eure Gäste zu versenden – praktisch, nachhaltig und stressfrei.
Wenn Gäste absagen – so reagiert ihr richtig
Es ist zwar enttäuschend, aber ganz normal: Nicht alle Gäste schaffen es zur Hochzeit. Berufliche Termine, familiäre Umstände oder gesundheitliche Gründe können eine Teilnahme verhindern. Wichtig ist, dass ihr einen guten Überblick über Zu- und Absagen behaltet.
Sobald jemand absagt, solltet ihr eure Hochzeitsdienstleister darüber informieren – vor allem den Caterer. So können Portionszahlen und Getränkemengen angepasst werden. Das ist nicht nur logistisch hilfreich, sondern kann euch auch bares Geld sparen.
Auch bei der Tischverteilung wirkt sich eine Absage aus. Vielleicht entstehen neue Sitzkonstellationen oder ein Tisch bleibt leer. Wer flexibel plant und den Sitzplan nicht zu früh fixiert, kann leichter reagieren.